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Allgemeine Einkaufsbedingungen für Nachunternehmer und Lieferanten der Nespri GmbH (EKB) (Stand 01/2025)
§1 Geltung und Rangfolge
Diese Einkaufsbedingungen (EKB) gelten für alle Bestellungen der Nespri GmbH (Cervantesstr. 6, 33106 Paderborn, Geschäftsführer Dr. Srecko Nesic, HRB 17098) als Auftraggeber. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil, auch ohne gesonderten Widerspruch. Schweigen, Annahme von Leistungen, Entgegennahme von Lieferungen oder Zahlungen bedeuten keine Zustimmung zu fremden Bedingungen. Abweichungen gelten nur, wenn wir sie in Textform ausdrücklich bestätigen und nur für das jeweilige Projekt. Textform umfasst insbesondere E-Mail.
Maßgeblich ist unsere Bestellung. Bei Abweichungen geht die Bestellung vor, danach projektbezogene Besondere Einkaufsbedingungen, danach diese Einkaufsbedingungen, danach die in der Bestellung ausdrücklich benannten Anlagen. KO-Regel: Gelangen ausnahmsweise beide Seiten mit widersprechenden Geschäftsbedingungen in den Vertrag, gilt die vorstehende Reihenfolge. Eine Einbeziehung von Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers, die von dieser Reihenfolge abweichen, ist ausgeschlossen. Unvereinbare Klauseln werden durch dispositives Recht ersetzt. Schriftformverlangen des Auftragnehmers gelten als abbedungen. Textform, insbesondere E-Mail, genügt.
§2 Leistung, Änderungen, Dokumentation
Der Auftragnehmer erbringt die Leistung vollständig, termingerecht und nach den anerkannten Regeln der Technik sowie den einschlägigen Normen. Änderungen und Nachträge bedürfen unserer vorherigen Freigabe in Textform, ohne Freigabe besteht kein Vergütungsanspruch.
Die vollständige technische Dokumentation ist Bestandteil der Leistung und Voraussetzung der Abnahme. Hierzu zählen insbesondere As-Built-Unterlagen des tatsächlich hergestellten Zustands mit finalen Plänen und Schemata, Kabel- und Stringlisten, Prüf- und Messprotokolle, Abweichungsnachweise sowie Bedien- und Wartungsanleitungen.
Der Auftragnehmer gewährleistet eine marktübliche Verfügbarkeit von Ersatz- und Verschleißteilen. Konkrete Verfügbarkeiten können in der Bestellung festgelegt werden. Produktabkündigungen teilt der Auftragnehmer rechtzeitig mit und bietet gleichwertige Alternativen an. Bei reinen Werk- oder Montageleistungen ohne Materiallieferung gelten diese Einkaufsbedingungen entsprechend, Dokumentations- und Nachweispflichten bleiben unberührt.
§3 Termine, Step in, Vertragsstrafe, Nichtverzicht
Termine sind verbindlich. Drohende Verzögerungen sind uns unverzüglich mitzuteilen und mit Gegenmaßnahmen sowie einem aktualisierten Terminplan zu unterlegen. Abweichende Regelungen des Auftragnehmers zur Unverbindlichkeit von Fristen und Terminen gelten nicht.Gerät der Auftragnehmer in Verzug oder erbringt er trotz Aufforderung nicht vertragsgerecht, dürfen wir Leistungen durch Dritte ausführen lassen, die hierdurch entstehenden erforderlichen Mehrkosten trägt der Auftragnehmer. Bei Lieferungen von Sachen sind wir berechtigt, die Lieferung im Deckungskauf zu beschaffen, die hierdurch entstehenden erforderlichen Mehrkosten trägt der Auftragnehmer.
Gerät der Auftragnehmer in Verzug, setzen wir eine angemessene Nachfrist in Textform. Nach fruchtlosem Ablauf sind wir berechtigt, ganz oder teilweise vom Vertrag zurückzutreten. Einer Nachfrist bedarf es nicht, wenn ein kalendermäßig bestimmter Fixtermin vereinbart war, wenn der Auftragnehmer die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder wenn besondere Umstände vorliegen, die den sofortigen Rücktritt rechtfertigen.
Sofern in der Bestellung nicht abweichend geregelt, beträgt die Vertragsstrafe 0,2 Prozent je Kalendertag, höchstens 10 Prozent des Netto-Auftragswertes. Vertragsstrafe und weitergehender Schadensersatz können geltend gemacht werden, die Vertragsstrafe wird auf den Schadensersatz angerechnet. Wir behalten uns die Vertragsstrafe und weitergehende Schäden spätestens bei Abnahme vor. Dass wir Rechte, Vertragsstrafen oder Schadensersatz nicht sofort geltend machen, bedeutet keinen Verzicht. Rechte können später ausgeübt werden, ein Verzicht bedarf der Textform.
Wird die Leistung ganz oder teilweise unmöglich, sind wir berechtigt, hinsichtlich des betroffenen Teils vom Vertrag zurückzutreten. Ist die erbrachte Teilleistung für uns ohne Interesse, können wir vom gesamten Vertrag zurücktreten. Bereits geleistete Zahlungen sind zu erstatten. Hat der Auftragnehmer die Unmöglichkeit zu vertreten, haftet er nach den gesetzlichen Vorschriften auf Schadensersatz.
§4 Preise, Rechnungen, Zahlung, Sicherheiten
Die vereinbarten Preise sind Festpreise einschließlich Verpackung, Neben- und Transportkosten bis zum in der Bestellung benannten Ort, soweit dort nichts anderes geregelt ist. Preisänderungen durch den Auftragnehmer, einschließlich Preisanpassungsklauseln sowie Zuschläge für Fracht, Energie oder Materialteuerungen, sind nur wirksam, wenn wir ihnen vorab in Textform zugestimmt haben.Rechnungen müssen prüffähig sein und die Bestellung, Leistungszeiträume, Teilleistungen und die vereinbarten Nachweise enthalten. Sofern in der Bestellung nicht abweichend geregelt, erfolgt die Zahlung 60 Tage netto nach mängelfreier Abnahme, Zugang einer prüffähigen Rechnung und vollständiger vertraglich geschuldeter Dokumentation. Skonto 3 Prozent bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Abnahme sowie Zugang von prüffähiger Rechnung und vollständiger Dokumentation. Zahlungen bedeuten weder Abnahme noch Anerkenntnis.
Zahlungsfristen, Skontofristen und etwaige Verzugsfristen beginnen erst, wenn alle vorstehenden Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Rechnungsdatum allein löst keine Fristen aus. Teilzahlungen erfolgen nur bei Erreichen vereinbarter Meilensteine. Wir können angemessene Sicherheiten verlangen.
Bei Mängeln oder unvollständigen Nachweisen sind wir zum Zurückbehalt in angemessener Höhe berechtigt, mindestens in Höhe des voraussichtlichen Beseitigungsaufwands zuzüglich eines angemessenen Sicherheitsaufschlags, regelmäßig bis 50 Prozent. Wir können mit eigenen Forderungen aufrechnen und Zahlungen zurückbehalten, soweit berechtigt. Der Auftragnehmer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Abtretungen von Forderungen des Auftragnehmers bedürfen unserer vorherigen Zustimmung.
§5 Prüfrechte und Audits
Wir und gegebenenfalls der Kunde sind berechtigt, Leistungen und Unterlagen während der Ausführung zu prüfen. Für Hauptkomponenten und sicherheitsrelevante Teile legt der Auftragnehmer auf unser Verlangen einen kompakten Qualitäts- oder Prüfplan vor.Prüfungen per Fernzugriff wie Videobegehungen oder Dokumenten-Reviews sind zulässig, Vor-Ort-Prüfungen finden nach rechtzeitiger Ankündigung statt. Prüfungen ersetzen die Abnahme nicht. Etwaige Mehrkosten für von uns zusätzlich veranlasste Prüfungen werden vorab in Textform vereinbart, ohne vorherige Vereinbarung besteht kein Erstattungsanspruch.
Nachträge dürfen nur nach unserer vorherigen Beauftragung in Textform ausgeführt werden. Eine Kosten-plus-Abrechnung, das heißt Abrechnung der nachgewiesenen Kosten zuzüglich eines vereinbarten Zuschlags, gilt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde. Für ordnungsgemäß beauftragte Nachträge oder ausdrücklich vereinbarte Kosten-plus-Abrechnungen gewährt der Auftragnehmer auf Verlangen Einblick in die relevanten Kalkulations- und Nachweisdokumente. Die Ausübung von Prüf- und Einsichtsrechten stellt kein Anerkenntnis eines Nachtrags oder dessen Höhe dar. Ohne unsere vorherige Beauftragung in Textform besteht kein Anspruch auf Vergütung eines Nachtrags oder einer Abrechnung nach nachgewiesenen Kosten zuzüglich Zuschlag. Wir können angekündigte Audits beim Auftragnehmer und seinen Nachunternehmern während üblicher Geschäftszeiten durchführen.
§6 Gewährleistung und Ersatzvornahme
Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Im Falle eines Mangels hat der Auftragnehmer unverzüglich nach unserer Wahl nachzubessern oder zu ersetzen. Abweichende Rüge- und Ausschlussfristen des Auftragnehmers gelten nicht.Vor einer Ersatzvornahme setzen wir eine angemessene Frist zur Nacherfüllung. Einer Frist bedarf es nicht bei Gefahr im Verzug oder besonderer Eilbedürftigkeit. Die hierdurch entstehenden erforderlichen Kosten trägt der Auftragnehmer. Ersatzvornahme umfasst bei Werk- und Montageleistungen die Beauftragung Dritter, bei Lieferungen den Deckungskauf gleichartiger und gleichwertiger Gegenstände. Erforderliche Mehrkosten trägt der Auftragnehmer.
§7 Haftung und Freistellung
Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften. Er stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf seine Lieferung oder Leistung, seine Produkte, die Verletzung von Schutzrechten oder auf sein Personal zurückgehen. Die Freistellung umfasst angemessene Rechtsverfolgungs- und Verteidigungskosten. Abweichende Haftungsbeschränkungen des Auftragnehmers, die über die gesetzlichen Vorschriften hinausgehen, gelten nicht.§8 Arbeitsrecht, Entsendung, Lieferkette, Baustelle
Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung aller arbeits-, sozial-, steuer- und aufenthaltsrechtlichen Vorschriften einschließlich Mindestlohngesetz, Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für entsandte Arbeitnehmer, Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung sowie der Melde- und Nachweispflichten.Bei Einsatz ausländischer oder entsandter Arbeitnehmer hält der Auftragnehmer sämtliche erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltstitel sowie A1-Bescheinigungen der Europäischen Union vor und legt sie auf Verlangen vor. Der Auftragnehmer legt eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b Einkommensteuergesetz vor. Liegt sie nicht vor oder wird sie widerrufen, sind wir berechtigt, die Bauabzugsteuer einzubehalten und abzuführen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sämtliche Nachunternehmer back-to-back zu diesen Pflichten und haftet für deren Einhaltung. Der Auftragnehmer richtet ein angemessenes System zur Sorgfalt in der Lieferkette ein, wirkt an Risikoanalysen mit und meldet uns unverzüglich Verdachtsfälle schwerer Menschenrechts- oder Umweltverstöße in seiner Lieferkette. Er stellt uns von Ansprüchen, Bußgeldern und Kosten aus Verstößen in seiner Sphäre oder der seiner Nachunternehmer frei.
Auf unser Verlangen erstellt der Auftragnehmer einen projektspezifischen Plan zu Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz und setzt diesen um. Unfälle und Beinahe-Unfälle mit Projektbezug meldet er uns unverzüglich. Wir sind berechtigt, Personal des Auftragnehmers bei schweren oder wiederholten Verstößen von der Baustelle zu verweisen. Der Auftragnehmer hält die Baustelle ordentlich und entsorgt Abfälle ordnungsgemäß, Baueinrichtungen sind nach Abschluss zu entfernen und Flächen in den vertraglich geschuldeten Zustand zu versetzen, Entsorgungs- und Verwertungsnachweise sind auf Verlangen vorzulegen.
§9 Unteraufträge
Unteraufträge bedürfen unserer vorherigen Zustimmung. Der Auftragnehmer verpflichtet seine Nachunternehmer zu allen Pflichten dieser Einkaufsbedingungen und haftet für deren Leistungen wie für eigene.§10 Eigentum, Gefahr und Versicherungen
Von uns beigestellte oder bezahlte Materialien stehen in unserem Eigentum. Sie sind zu kennzeichnen, getrennt zu lagern und gegen Verlust zu sichern. Die Gefahr geht erst mit Abnahme am benannten Ort über. Abweichende Lieferklauseln nach International Commercial Terms (Incoterms) des Auftragnehmers, insbesondere Ex Works und Free Carrier, finden keine Anwendung. Eigentumsvorbehalte des Auftragnehmers, die der Abnahme entgegenstehen, sind abbedungen. Mit Abnahme am benannten Ort enden Eigentumsvorbehalte. Erweiterte, verlängerte oder nachgeschaltete Eigentumsvorbehalte sind ausgeschlossen.Der Auftragnehmer hält angemessene Versicherungen vor und weist diese vor Arbeitsbeginn und auf Verlangen nach. Sofern in der Bestellung nicht abweichend geregelt, umfasst dies mindestens eine Betriebshaftpflichtversicherung und, bei Bau oder Montageleistungen, eine Bauleistungsversicherung mit marktüblichen Deckungen.
§11 Nutzungsrechte, Herstellergarantien und Informationssicherheit
An Ergebnissen, die im Rahmen des Auftrags entstehen oder von uns bezahlt werden, erhalten wir ein exklusives, zeitlich und örtlich unbeschränktes, übertragbares und unterlizenzierbares Nutzungsrecht für den Projektzweck. Soweit rechtlich möglich, werden weitergehende Rechte übertragen. Vorbestehende Rechte des Auftragnehmers bleiben unberührt; hierfür räumt er uns ein nicht ausschließliches Nutzungsrecht für den Projektzweck ein.Die Übergabe sämtlicher Original- und Arbeitsstände einschließlich Konfigurationsdateien ist Voraussetzung der Abnahme. Die Einräumung und Übertragung der Nutzungsrechte erfolgt mit Entstehung der Arbeitsergebnisse, spätestens mit Zahlung. Einreden aus Zurückbehalt oder Eigentumsvorbehalt stehen dem nicht entgegen.
Der Auftragnehmer ermächtigt uns, Herstellergarantien im eigenen Namen geltend zu machen, und tritt uns auf Verlangen die hierfür erforderlichen Rechte ab, soweit rechtlich zulässig. Die zugehörigen Unterlagen werden übergeben; der Auftragnehmer unterstützt uns bei der Anspruchsdurchsetzung.
Liefert der Auftragnehmer Software, Konfigurationen oder stellt er Fernzugriffe bereit, erfolgt die Lieferung frei von Schadsoftware. Es werden nur notwendige Rechte vergeben; Administratorzugänge sind auf das erforderliche Maß zu beschränken und mit Mehrfaktor-Authentifizierung zu schützen. Vertrauliche Daten werden bei Übertragung und Speicherung mit anerkannten Verfahren verschlüsselt. Sicherheits- und Funktionsupdates sowie kritische Schwachstellen werden nach dem Stand der Technik unverzüglich behoben.
Der Auftragnehmer liefert auf Verlangen eine Übersicht der verwendeten Komponenten und Abhängigkeiten und informiert uns über sicherheitsrelevante Schwachstellen sowie verfügbare Patches. Für Betrieb, Wartung und Schnittstellen liefert der Auftragnehmer alle erforderlichen Konfigurations-, Skript- und Einstelldateien sowie eine vollständige technische Dokumentation. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Setzt der Auftragnehmer Open-Source-Software ein, bestätigt er die Lizenzkonformität und informiert uns unverzüglich über sicherheitsrelevante Schwachstellen.
§12 Produktsicherheit und Konformität
Der Auftragnehmer liefert ausschließlich gesetzeskonforme Produkte und weist auf Verlangen nach, dass die anwendbaren Produktsicherheitsvorschriften einschließlich Konformitätsbewertung und Kennzeichnung erfüllt sind. Hierzu gehört insbesondere eine Konformitätserklärung nach europäischem Recht sowie Bedien- und Sicherheitsinformationen in deutscher Sprache. Er erfüllt die Anforderungen der Verordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe, der Richtlinie zur Beschränkung gefährlicher Stoffe, des Gesetzes über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die umweltverträgliche Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten und des Batteriegesetzes. Die vollständigen Konformitäts- und Prüfunterlagen sind vor Abnahme zu übergeben.§13 Ursprung, Zoll und Export
Der Auftragnehmer liefert auf Verlangen Ursprungs- und Präferenznachweise, Zolltarifnummern, Erklärungen zum nichtpräferenziellen Ursprung sowie Exportklassifizierungen und Ausfuhrlistenpositionen. Er stellt sicher, dass keine Sanktions- oder Embargoverstöße vorliegen, und unterstützt uns mit allen für Zoll und Exportkontrolle erforderlichen Informationen und Unterlagen.§14 Änderung der Kontrolle und Kündigung
Der Auftragnehmer informiert uns unverzüglich über einen Kontrollwechsel in seinem Unternehmen. Liegt ein begründetes Interesse vor und sind erhebliche Nachteile für das Projekt zu erwarten, sind wir berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, sofern keine geeigneten Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertragserfüllung angeboten werden.Wir können aus wichtigem Grund kündigen, insbesondere bei erheblichem Verzug, schweren Qualitätsmängeln, Verstößen gegen Arbeitsschutz, Umwelt oder Compliance, bei drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit oder bei Versagung notwendiger Genehmigungen. Wir können den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit angemessener Frist kündigen, wenn dies in der Bestellung vorgesehen ist. Der Auftragnehmer erhält die nachgewiesen erbrachten vertragsgemäßen Leistungen und die nicht vermeidbaren notwendigen Auslagen ersetzt. Ein Anspruch auf entgangenen Gewinn besteht nicht.
